Managementassistent

Ben jij degene die toch een afspraak in overvolle agenda’s weet te puzzelen, begrijpt wat echt belangrijk is en precies weet waar dat ene belangrijke document staat of thuishoort? Herken je jezelf hierin? Dan komen we graag in contact met jou!

Locatie Groningen

Wij zijn op zoek naar twee nieuwe collega's: een managementassistent voor Informatisering en Projectmanagementondersteuning (PMO) en een managementassistent voor HRM. Twee verschillende teams, maar met één belangrijke overeenkomst: we zoeken iemand met frisse energie, die overzicht brengt, verbindt, verantwoordelijkheid pakt en niet bang is te vragen:  "Heb je hier wel aan gedacht? " Iemand die AI voor zich laat werken, alles met het doel dat processen slimmer, efficiënter en toekomstproof worden ingericht.

Je komt terecht op een plek waar je er echt toe doet, met veel vertrouwen én veel verantwoordelijkheid. Je gaat aan de slag binnen het mbo, waar we het samen uitvinden, voor en met de student, waar veel gebeurt en daar hebben we jou bij nodig. Helemaal omdat we nu steeds meer samenwerken met Noorderpoort en DC Terra. Samen vormen we het samenwerkingsverband DNA. Dit maakt ook jouw rol nog dynamischer.

Wie worden je collega's?

Team Informatisering, PMO en DNA Digitaal
Het team Informatisering werkt iedere dag aan de digitale toekomst van het Alfa-college. Voor PMO en DNA digitaal is dit zelfs voor de hele regio. Van digitale innovatie en informatieveiligheid tot projecten, werkzaamheden die impact hebben op medewerkers en studenten. Het is een team van slimme mensen, op een leuke manier een beetje eigenwijs, harde werkers, betrokken collega's en vooral mensen die met veel plezier samenwerken. Hier word je echt actief teamlid. Sterker nog: soms mag je best een beetje op ze passen. Je bent degene die overzicht houdt, verbanden ziet en af en toe op een goede manier tegengas geeft.

In jouw rol spreek je heel veel mensen en dat vind je ook leuk. Je hebt intensief contact met de manager informatisering, het hoofd PMO, je 35 teamleden, de managementassistenten van andere teams, evenals de programmasecretaris en je collega’s van DNA digitaal. Omdat er veel verschillende projecten, programma's en ontwikkelingen tegelijk lopen, weet jij Tetris te spelen met complexe agendavraagstukken. Hierbij denk je in kansen. In dit team is het fijn als je wat extra affiniteit hebt met je digitale omgeving. Mocht je ook nog een mooie pubquiz kunnen organiseren, dan wordt het team zeker blij van je.

Team HRM
Bij HRM werk je in het hart van de organisatievernieuwing. Je werkt samen met en voor de manager HRM, de HRM adviseurs, de opleidingsadviseurs en je collega managementassistenten, ook binnen samenwerkingsverband DNA .

Je werkt intensief samen met de HRM-manager en fungeert als een proactieve sparringpartner. Je denkt vooruit, neemt werk uit handen nog vóórdat erom gevraagd wordt en zorgt voor structuur en overzicht in de planning.

De HRM-adviseurs richten zich op personele vraagstukken en organisatieontwikkeling. Jij brengt daarin extra kracht omdat je verbindt, energie brengt, kansen ziet en ideeën omzet in concrete acties. Je zorgt dat afspraken niet blijven liggen, maar worden opgevolgd en je hebt scherp wat het team nodig heeft om goed te kunnen functioneren.

Samen met de collega’s van LONT, onze interne opleidingsacademie, geef je vorm aan het automatiseren van processen rondom (loopbaan)ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Je beweegt je daarbij moeiteloos door de organisatie heen en werkt veel in DNA-verband, waar samenwerking, eigenaarschap en onderlinge verbinding centraal staan.

Het HRM-team bestaat uit zestien betrokken en toegankelijke collega’s die elkaar versterken. Het team zorgt samen voor veel leuke activiteiten, mooi als je hier ook bij kan helpen. Samen creëren jullie een werkomgeving waarin professionaliteit, collegialiteit en ontwikkeling hand in hand gaan en waar jouw verbindende rol direct verschil maakt.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ondersteun je de leidinggevende van Informatisering en PMO of HRM. Je bent hun rechterhand, maakt samen afspraken en je werkt nauw samen met collega's binnen én buiten het team.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het beheren van complexe agenda's en mailboxen;
• het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van overleggen;
• het bewaken van acties, besluiten en gemaakte afspraken;
• het organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
• het ondersteunen bij administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden;
• het verzamelen, ordenen en toegankelijk maken van informatie;
• het onderhouden van contacten binnen de organisatie en daarbuiten;
• het signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.

Je staat er niet alleen voor

Naast een organisatie waar je voor elkaar klaarstaat, een leuke eigen club mensen, word je ook onderdeel van een team van vier managementassistenten. Samen zorgen jullie ervoor dat het werk doorgaat, ook als iemand afwezig is. Jullie schakelen snel, helpen elkaar waar nodig en weten elkaar gemakkelijk te vinden. Daarbij kijken jullie verder dan de grenzen van de eigen afdeling en nemen jullie gezamenlijk verantwoordelijkheid om het werk organisatiebreed goed uit te voeren. Alles met een gezonde dosis humor.

Wat breng je mee?

Je bent iemand die:

• beschikt over een afgeronde mbo-4 opleiding Managementassistent, Directiesecretaresse of vergelijkbaar;
• ervaring heeft in een vergelijkbare functie;
• hoofdzaken van bijzaken weet te onderscheiden;
• structuur brengt in een dynamische omgeving;
• zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt;
• sensitief omgaat met vertrouwelijke informatie;
• makkelijk contacten legt en snel ontdekt wie je waarvoor nodig hebt;
• zichtbaar en verbindend is, initiatief toont en kansen ziet;
• digitaal vaardig is, vooral goed overweg kan met Microsoft 365. Vooral teams, outlook en sharepoint zijn echt wezenlijk binnen in deze functie;
• weet hoe je AI en digitale ontwikkelingen slim kan inzetten in je werk. Je mag AI ook voor je brief gebruiken, maar zorg ervoor dat we je wel goed leren kennen.

Wat kun je van ons verwachten?

• Wij bieden jou een veelzijdige en uitdagende baan, met veel ruimte voor je eigen ontwikkeling.
• De mogelijkheid om opleidingen en online trainingen te volgen via onze eigen opleidingsacademie of daarbuiten.
• een laptop en simkaart;
• Een aantrekkelijke arbeidsvoorwaardenregeling, waaronder een eindejaarsuitkering en korting op je aanvullende zorgverzekering;
• een contract voor een jaar met mogelijkheid tot verlenging.
• Een salaris van maximaal € 3.578 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 6 cao mbo), afhankelijk van ervaring, kennis en kunde. Op termijn behoort doorgroei naar schaal 7 (maximaal € 3.920) tot de mogelijkheden.

Lijkt het je wat?

Wil je meer informatie over deze functie, neem dan contact op met Marie van Zanten, manager Informatisering (waarnemend) via 06-22570119 en voor HRM met Bianca Wezenberg, manager HRM via 06-23785752.

Je motivatiebrief met curriculum vitae ontvangen wij graag uiterlijk 29 juni via het online sollicitatieformulier op deze site.

Vertel vooral in jouw motivatie of een van de twee teams jou het meeste aanspreekt. Welke plek het ook wordt, het zijn beide leuke teams. 

Wil je meer weten over onze strategische koers? Neem dan snel een kijkje op: Strategie Alfa-college

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

We geloven in onderwijs waarin niet alleen prestaties tellen, maar waar ook aandacht is voor elkaar, persoonlijke groei en betekenisvol bijdragen aan de samenleving.

Samen met onze partners in de regio en binnen DNA, de samenwerking tussen DCTerra, Noorderpoort en Alfa-college, leiden we studenten op tot vakmensen die weten wat ze kunnen, verantwoordelijkheid durven nemen en van betekenis willen zijn voor de wereld om hen heen.

Dat doen we in een leeromgeving waar praktijk, persoonlijke aandacht en samenwerking centraal staan. We bereiden studenten voor op de beroepen van morgen en werken tegelijk aan maatschappelijke vraagstukken van vandaag, zoals duurzaamheid, gezondheid en kansengelijkheid. Zo bouwen we samen met studenten, collega’s en partners aan een toekomst die werkt voor iedereen.

Wat ons bijzonder maakt? De sfeer. Studenten voelen zich bij het Alfa-college gezien, welkom en uitgedaagd om het beste uit zichzelf te halen. Die aandacht hebben we niet alleen voor studenten, maar ook voor elkaar.

Werken bij het Alfa-college betekent leren, ontwikkelen en ondernemen. Je krijgt de ruimte om te groeien. Vakinhoudelijk, persoonlijk en als professional, in een organisatie die continu in beweging is. Daarbij werken we vanuit drie kernwaarden: verbinden, vertrouwen en ondernemen. We zoeken actief de samenwerking op, geven elkaar ruimte voor initiatief en bouwen op elkaars talenten. Zo blijven we samen leren, vernieuwen en werken aan onderwijs dat betekenis heeft, voor onze studenten, de regio en elkaar.